JÄSENTIEDOTE 06/2018 – UUSI TIETOSUOJA ASETUS
Uusi EU:n tietosuoja asetus astui voimaan 25.5.2018. Tietosuoja asetus vaatii toimenpiteitä myös yhdistyksiltä.
Asetuksen tarkoituksena on parantaa EU-kansalaisten henkilötietojen suojaa. Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus, ikä, puhelinnumero, osoite, kilpailutilastot, terveystiedot yms. Henkilörekisterejä taas on kaikki listat ja muut materiaalit, joissa tällaisia henkilötietoja esiintyy.
Lähetämme muutamia kertoja vuodessa tärkeimpiä jäsentiedotteita halukkaille sähköpostilla. Jos et enää halua vastaanottaa viestejä ilmoita siitä hallitukselle sähköpostilla. Jos taas haluat tärkeimmät jäsentiedotteet sähköpostilla, ilmoita osoitteesi hallitukselle sähköpostilla.
Jäsenrekisterin ajan tasalla pitämiseksi, pyytäisimme ilmoittamaan mahdolliset nimen- ja osoitteenmuutokset.
Alla tietosuojaseloste.
Hallitus
Hyvinkään kehonrakentajat ry. tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Hyvinkään kehonrakentajat ry.
Teollisuuskatu 16
05800 Hyvinkää
hallitus@hyke.fi
Rekisterinumero: 142.860
2. Rekisterin nimi
Hyvinkään kehonrakentajat ry. jäsenrekisteri
3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Rekisteriä käytetään yhdistyksen yhdistyslain (503/1989) 11§ mukaisena jäsenluettelona. Lisäksi rekisterin tietoja käytetään yhdistyksen jäsentiedotteiden lähettämiseen jäsenen näin halutessa. Jäsentiedot ovat vain hallituksen saatavilla ja niitä käytetään vain silloin kun se on perusteltua yhdistyksen asioiden hoitamisen kannalta.
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Hyvinkään kehonrakentajat ry. jäsenrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
nimi
osoite
sähköposti
salikortin numero
jäsenmaksun suoritus max. 3 viimeiseltä vuodelta
5. Jäsenen oikeudet
Jäsenellä on oikeus tämän pyynnöstä ilmoitettava mitä tietoja hänestä yhdistyksellä on ja oikeus tietojen oikaisemiseen.
Jäsenellä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen yleisten tiedotteiden lähettämiseen ilmoittamalla siitä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsentiedot saadaan säännönmukaisesti:
Jäseneltä itseltään jäsenyyden alkaessa
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Jäsenien tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, poikkeuksena yhdistyksille suunnattu sivusto yhdistysavain.fi, jonka kautta jäsentiedotteet lähetetään (nimi, sähköposti).
Muille kolmansille osapuolille tietoja ei luovuteta.
Olemme varmistaneet, että palveluntarjoaja noudattaa tietosuojalainsäädäntöä.
8. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään niin kauan, kuin jäsenyys on voimassa. Yhdistyksestä eronneiden/erotettujen tiedot poistetaan rekisteristä.
Jäsen voi kieltää jäsentiedotteiden lähettämisen hänelle ilmoittamalla siitä hallituksen sähköpostiin.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Vain hallitus käsittelee yhdistyksen jäsentietoja vain silloin kun se on perusteltua yhdistyksen asioiden hoitamisen kannalta.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Hyvinkään kehonrakentajat ry. ei siirrä jäsenien henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Jäsenrekisteriä ei säilytetä muussa kuin sähköisessä muodossa. Rekisteri on tietokoneella käyttäjätunnuksen ja salasanan takana. Tietokonetta säilytetään lukitussa tilassa.